FAQ

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers ondersteuning bij meldingen of klachten over ongewenst gedrag, zoals intimidatie, agressie en discriminatie of integriteit/fraude. Ze luisteren, begeleiden, adviseren de medewerker en verwijzen indien nodig naar hulpverlenende instanties.

Hoe hebben jullie de bereikbaarheid voor melders geregeld?

De medewerkers van onze klanten kunnen misstanden 24*7 rapporteren via het meldingen platform van onze partner Whistleblower Software. Het platform is meertalig, 100% veilig en vertrouwelijk. Gecertificeerde Vertrouwenspersonen nemen daarna de melding in behandeling volgens de geldende richtlijnen.
Voor medewerkers die liever telefonisch willen melden, is eveneens 24*7 bereikbaarheid, waarbij doorgaans uiterlijk binnen 8 uur het eerste contact is gelegd.

Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?

Interne vertrouwenspersonen zijn collega’s binnen de organisatie, terwijl externe vertrouwenspersonen onafhankelijke professionals van buiten de organisatie zijn. Externen bieden meer onafhankelijkheid, terwijl internen dichtbij zijn en vanuit eigen ervaring in de organisatie kunnen meedenken.

Wat zijn de voordelen van een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon biedt onafhankelijkheid en is vaak beter in staat om vertrouwelijkheid en objectiviteit te bewaren, wat belangrijk kan zijn in gevoelige situaties. 1for2 Social Innovation werkt heel graag samen met interne vertrouwenspersonen, deze kennen de organisatie en dat helpt de medewerkers. Wanneer we samenwerken met interne vertrouwenspersonen zorgen we altijd dat de vertrouwelijkheid van de melder gewaarborgd blijft.

Welke rol speelt een vertrouwenspersoon in het voorkomen van ongewenst gedrag?

Vertrouwenspersonen spelen een cruciale rol in het voorkomen van ongewenst gedrag door voorlichting en advies te geven aan de medewerkers en leidinggevenden. Ook bieden ze werknemers een veilige plek om hun zorgen te uiten. Zonder dat de vertrouwelijkheid verloren gaat, worden patronen van misstanden ook met de bedrijfsleiding besproken, zodat bijvoorbeeld extra training of aandacht gegeven kan worden aan bedrijfsafdelingen waar het niet goed gaat.

Hoe kunnen we jullie inschakelen als Externe Vertrouwenspersoon?

U kunt voor een Vertrouwenspersoon abonnement telefonisch of via email contact met ons opnemen. Zorg dat u het aantal medewerkers en service locaties bij de hand heeft, zodat wij op basis van de intake en die informatie snel een prijsopgave kunnen verstrekken.

Hoe kies je de juiste vertrouwenspersoon voor jouw organisatie?

Bij het kiezen van een vertrouwenspersoon is het belangrijk om te overwegen of interne of externe ondersteuning beter past bij de organisatie. Het is essentieel om zowel de deskundigheid als de onafhankelijkheid te waarborgen. 1for2 Social Innovation levert al sinds 2018 Vertrouwenspersoon diensten, vraag ons gerust naar onze referenties.

Wie moet voldoen aan de Europese klokkenluidersrichtlijn?

Elk in de EU gevestigd bedrijf met 50 of meer werknemers moet voldoen aan de eisen van de richtlijn of kan sancties worden opgelegd. De klokkenluidersrichtlijn bevat ook regels voor lokale overheden in plaatsen met meer dan 10.000 inwoners.

BELANGRIJK Zelfs als je bedrijf buiten de EU is gevestigd, als je een EU-vestiging hebt met minstens 50 werknemers, moet deze ook aan de richtlijn voldoen.

Wat moeten bedrijven doen om hieraan te voldoen?

Samen met 1for2 Social Innovation doorlopen we de volgende stappen:

1. We gaan een overeenkomst aan voor een Abonnement voor een Externe Vertrouwenspersoon. Hierin is ook het begeleiden van Klokkenluiders is opgenomen. We starten dan gelijk ook met het nakijken van het een beleid. Een goede meldregeling heeft duidelijke richtlijnen die de medewerkers beschermen tegen represailles, beschrijft de procedures, klachtenmeldingen en onderzoek en beschrijft de rol van de Externe Vertrouwenspersoon in de situatie dat moeilijke situaties ontstaan.

2. We zetten het Whistleblowing meldingssysteem aan. We vereenvoudigen alle vereiste vertrouwelijkheid en veilige gegevensverwerking.

3. We lichten de medewerkers voor over hun rechten en hoe ze een melding kunnen doen. We zorgen voor afdrukbare posters met QR-codes die het gemakkelijk maken om op het platform te komen en een melding te maken.

Anonieme meldingen maken deel uit van het systeem. Last but not least: stel een stevig beleid op tegen represailles, doe op een eerlijke manier je onderzoek en steun klokkenluiders wanneer moeilijke situaties ontstaan.

Hoe werkt de anonieme meldingsfunctie?

De melder kan zelf bepalen of deze anoniem wil melden of vertrouwelijk.

Er kan gekozen worden om een spraakbericht te maken, wat de drempel verlaagd om meldingen te doen. In dat geval worden meta-data van het audio bestand verwijderd, en kan stemvervorming worden gebruikt, zodat de melder onherkenbaar blijft.

Omdat er geen persoonsgegevens worden verzameld, is er geen risico dat de persoon die de melding maakt geïdentificeerd kan worden.
Het dashboard dat wij als Externe Vertrouwenspersoon gebruiken, toont alleen de benodigde details om actie te ondernemen naar aanleiding van de melding.