INTERN- OF EXTERN?
In de laatste uitgave van Dentista, het vakblad voor de dentale wereld (tandartsen/orthodontisten) verscheen onlangs dit artikel waar wij aan meewerkten.
De afgelopen tijd is er steeds meer aandacht gekomen voor ongewenst gedrag op de werkvloer. Die aandacht zorgt echter nog niet voor een afname van ongewenst gedrag. De behoefte aan een vertrouwenspersoon binnen organisaties neemt daardoor toe, maar is vooralsnog niet wettelijk geregeld. Daar komt binnenkort wel- licht verandering in vanuit Den Haag, waar men werkt aan wetgeving op dit gebied. Maar wat is eigenlijk een vertrouwenspersoon? Wat is het verschil tussen intern en extern en wat betekent het voor de tandartspraktijk?
Ruim een miljoen mensen krijgen op hun werk te maken met ongewenst gedrag. Hieronder verdelen we ongewenste om- gangsvormen en integriteit. Ongewenste omgangsvormen zijn: pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie. Inte- griteitsvraagstukken gaan (onder andere) over fraude, corruptie en misbruik van macht. Het gemeenschappelijke doel is, om dit ongewenst gedrag op de werkvloer te verminderen.
Er wordt aan wetgeving gewerkt, die werkgevers verplicht
om een vertrouwenspersoon aan te stellen, om op die manier ongewenst gedrag op de werkvloer terug te dringen en een veilige werkomgeving voor alle medewerkers te creëren. Het voorstel geeft ook de mogelijkheid om een externe persoon aan te wijzen als vertrouwenspersoon. Dit kan vooral voor klei- nere organisaties die dit niet intern kunnen of willen regelen, een uitweg bieden. Voorts regelt het wetsvoorstel een aantal basistaken van de vertrouwenspersoon en wordt de rechtspo- sitie van de vertrouwenspersoon in organisaties versterkt.
Er zit dus een kans in dat het voor werkgevers verplicht wordt een interne- of externe vertrouwenspersoon aan te stellen, ook binnen tandartspraktijken. We vroegen Kirsten Heukels, zelf al sinds 2018 actief als extern vertrouwenspersoon, over de rol van vertrouwenspersonen binnen organisaties.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
“Een vertrouwenspersoon is er speciaal voor medewerkers die in vertrouwen bepaalde zaken willen bespreken, bijvoorbeeld als ze meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op, luistert,
kijkt wat diegene wil, zoekt naar oplossingen en begeleidt of verwijst hem of haar naar hulpverlenende instanties. Ook advi- seert en ondersteunt een vertrouwenspersoon werkgevers en leidinggevenden bij het voorkomen van ongewenste omgangs- vormen. Kortom, een vertrouwenspersoon: luistert, begeleidt en adviseert. Praktijken kunnen kiezen voor een interne of een externe vertrouwenspersoon.”
Wat is het verschil tussen intern en extern?
“Interne vertrouwenspersonen werken binnen de praktijk zelf en zijn collega’s. Externe vertrouwenspersonen zijn niet binnen de organisatie werkzaam. Zij zijn onafhankelijke buitenstaan- ders. Goed opgeleide professionals, die weten hoe om te gaan met mensen die met klachten bij ze komen en welke routes kunnen worden bewandeld in verschillende situaties. In sommige gevallen wil de melder de zorg liever niet bespreken binnen het bedrijf, dan is een extern vertrouwenspersoon fijn.
In andere gevallen is een interne vertrouwenspersoon juist prettig omdat deze dichtbij is en vanuit eigen ervaring in de organisatie kan meedenken.
Vergelijken doet beiden geen recht, maar als er maar 1 moge- lijkheid is kies dan voor een externe vertrouwenspersoon. Die heeft de meeste kennis en kunde in huis, is onafhankelijk en bekend met vertrouwelijkheid. Het komt veel voor dat men het als naar en ingewikkeld ervaart, om bij een collega te komen met een klacht over een andere collega. Dan is een extern ver- trouwenspersoon fijn! Als het enigszins kan, maak je gebruik van zowel intern als extern en laat je ze goed samenwerken. Dan heb je het beste van binnen en buiten gecombineerd.”
Hoe pak je het aan binnen een praktijk?
“Waar mensen met elkaar samenwerken kunnen conflicten ont- staan over omgangsvormen en ongewenst gedrag. Zeker waar collega’s zo dicht op elkaar werken als binnen de tandheel- kunde. Toch zie je dat op veel plaatsen nog geen vertrouwens- persoon is aangesteld. En dat begrijp ik ook. Het is namelijk moeilijk zoeken naar de juiste personen binnen je organisatie, maar ook daarbuiten. Er zijn namelijk enorm veel partijen die vertrouwenspersonen aanbieden, maar hoe scheid je daar het kaf van het koren? Dat is lastig.
Wat ik iedereen echter aanraad is om er nu alvast over na te denken. Uiteraard met het oog op de naderende wetgeving, maar om het sowieso goed te regelen voor je eigen praktijk.
Er komt namelijk best wel wat bij kijken om dit vorm te geven: beleid maken, zorgen dat mensen dat ook begrijpen, weten wat ze wel en niet kunnen doen en het opvolgen en afhandelen van meldingen. Het is belangrijk en fijn als je dat allemaal hebt geregeld als er calamiteiten ontstaan, dan weten medewerkers in ieder geval met wie ze contact kunnen opnemen.”
Zorg voor opleiding interne vertrouwenspersoon
“Bij interne vertrouwenspersonen is het van belang om de taak- en rolomschrijving helder te definiëren. Door middel van adequate scholing kunnen zij hun taken goed en in vertrou-
welijkheid uitvoeren, waardoor de kwaliteit en professionaliteit binnen de organisatie worden versterkt. Maak bewust de keuze voor een goed opgeleide interne vertrouwenspersoon, zodat deze optimaal in staat is om deze rol succesvol te vervullen. Op deze manier toon je als organisatie niet alleen zorg voor het welzijn van je medewerkers, maar laat je tevens aan toezichthoudende instanties, waaronder de Nederlandse Arbeidsinspectie, zien dat je de zaken op een juiste wijze hebt georganiseerd.
Zorg voor opleiding interne vertrouwenspersoon
“Bij interne vertrouwenspersonen is het van belang om de taak- en rolomschrijving helder te definiëren. Door middel van adequate scholing kunnen zij hun taken goed en in vertrouwelijkheid uitvoeren, waardoor de kwaliteit en professionaliteit binnen de organisatie worden versterkt. Maak bewust de keuze voor een goed opgeleide interne vertrouwenspersoon, zodat deze optimaal in staat is om deze rol succesvol te vervullen. Op deze manier toon je als organisatie niet alleen zorg voor het welzijn van je medewerkers, maar laat je tevens aan toezichthoudende instanties, waaronder de Nederlandse Arbeidsinspectie, zien dat je de zaken op een juiste wijze hebt georganiseerd.
Kirsten Heukels is zelfstandig ondernemer en eigenaar van 1for2 Social Innovation. Zij is internationaal
actief als profiler, waarbij zij analyses maakt van de combinatie tussen micro expressies in het gezicht, bodylanguage en stemgebruik. Deze zet zij in bij haar werkzaamheden als crisis- en gijzelingsonderhandelaar. Daarnaast coacht zij individuen en teams om excellente communicatie en daardoor samenwerking te bereiken. Voor (onder andere) de KNVB, Odin en Embraer, is zij actief als extern vertrouwenspersoon.
Wil jij meer weten over het werk van een vertrouwens- persoon en binnen de praktijk misschien wel iemand daarvoor aanstellen? Intern: Meld je dan aan voor de cursus die Kirsten Heukels geeft. Voor meer informatie en data, volg deze link.
Extern: 1 for 2 Social Innovation, heeft speciaal voor kleinere organisaties, een specifiek abonnement gemaakt voor een externe vertrouwenspersoon. Bel gerust voor meer informatie en tips, naar 06-26 456 545